Un grupo de personas o una organización deciden organizar un evento con el fin de exponer una idea, un nuevo concepto o para homenajear a alguien. Lo que siempre se busca, en el fondo, es impresionar al público, dejarlos con la boca abierta y convertir ese evento sorpresa en algo inolvidable para convertirnos en referencia de futuros clientes. Es importante definir lo que hay que hacer en un evento; recuerda que en un evento de calidad no hay lugar para improvisaciones ni para dejar todas las actividades previas para última hora. El artículo del día de hoy se trata de mencionar los once pasos más importantes que hay que tener en cuenta para organizar un evento y así salir con la cara limpia ante el público.
1. Definir objetivo e idea
¿Sabes de qué se va a tratar el evento? ¿Tienes alguna idea sobre el tema del cual se va a tratar el evento? ¿Conoces a alguien que sabe vender ideas ante el público? Estos detalles son lo primero que hay que definir, porque es lo que le da sentido a todo lo que viene después. Hay que tener presente qué es lo que queremos lograr con el evento. Imagínese el lugar, el discurso, la reacción de los invitados. Si sabes hacer bosquejos, pinta un evento y piérdete en el. Si sabes escribir, elabora un guion para exponer la idea o el producto ante el público. Establecer los objetivos MARTE (medibles, alcanzables, realistas, temporales y específicos) es un buen punto de partida si queremos conocer nuestro propósito con el evento.
2. Determinar a quien va dirigido
Un evento sin invitados, o cliente, y sin público objetivo no tiene sentido. Hay que conocer el público al cual dirigimos el evento. Edad, lugar de residencia, nivel educativo, entre otros datos de importancia, son útiles a la hora de elaborar un buen stand y un buen discurso. Investiga sobre tu público objetivo y planea la estrategia ideal para llegar a ellos con una sorprendente pieza publicitaria o con una sorpresa agradable.
3. Planificar
Como se menciono al principio de este artículo, la improvisación no tiene cabida en la organización de un evento. Puedes elaborar, o bajarte de internet, planillas que te facilitan la labor de organizar cada actividad ya sea por su importancia o por fecha. Un diagrama de Gantt es una herramienta muy utilizada cuando se desea planificar actividades de manera ordenada y detallada. Reúnete con tu equipo de trabajo y establece las actividades junto con las fechas en las que se planean ejecutar. Si haces un diagrama de Gantt, determina la ruta critica para evaluar tiempos y evitar contratiempos.
4. Priorizar contenido
Con la planilla que mencionamos en el numeral anterior tenemos la posibilidad de priorizar no solo las actividades; también podemos clasificar los temas por orden de importancia. Tener un conocimiento, así sea básico, sobre el tema principal del evento es primordial, y para ello hay que rodearnos de las personas que conocen del tema para saber qué es lo que se necesita y cómo emitir el mensaje que deseamos. En la presentación que vamos a elaborar, porque vamos a hacer una presentación ¿verdad?, debemos impresionar a nuestro púbico con algo que supere las expectativas. Algo fuera de lo común, no el pantallazo de Excel con unas tablas estadísticas que dicen mucho en cuanto a información pero que no genera interés.
Si es un evento con un tema en particular, adorna el stand con alusiones a dicho tema, usa la imaginación para atraer ese público. Comida, gente disfrazada, dispositivos tecnológicos de alta gama, unos payasos, un discurso prometedor, algo creativo y muy bien segmentado. Esos son algunos de los recursos de los que te puedes valer para atraer atención y, por consiguiente, público para que la atención se centre en tí.
5. Elaborar presupuesto
Esta parte es difícil no solo porque hay que sacar plata del bolsillo. También porque hay que detallar como y en qué se va a gastar el presupuesto, algo tan importante como el evento en sí. Hazte de un buen contador, o de alguien que guste de jugar con números para que haga un buen presupuesto. Usa la lista de actividades y determina el costo de cada una. También es importante conocer de dónde podemos obtener la financiación necesaria para el evento; si es un cliente, éste debe proveer un monto exacto disponible para organizar el evento, en caso contrario buscar un patrocinador o establecer un sistema de donaciones. Hay que ajustar nuestros gastos al presupuesto disponible y así tener los pies sobre la tierra; si no hay plata, nuestras posibilidades de innovar se reducen, pero no son limitadas.
6. Conocer el lugar
En el primer paso nos imaginamos el lugar donde se va a llegar a cabo el evento, ¿cierto que sí? Hay que comprobar que lo que nos imaginamos cumple las expectativas. Para ello, hay que pararnos de la silla y visitar la ubicación donde se va a llevar a cabo nuestro evento. Analizar los detalles, desde el aseo hasta la infraestructura, tomar fotos del lugar, anotar lo más relevante y evaluar la información con tu equipo de trabajo. Apenas se de el visto bueno, se procede a la búsqueda de un lugar alternativo; esto en caso de que, por una u otra razón, no se pueda llevar a cabo el evento en el lugar que escogimos.
7. Establecer un círculo de aliados
Como se mencionó en apartados anteriores, una sola persona no puede organizar un evento. En ocasiones, el equipo de trabajo no tiene las herramientas suficientes para ocuparse de todos lo relacionado con el evento, el tiempo no alcanza para que todo esté en orden en el tiempo estipulado, o no hay alguien con el conocimiento requerido para ocuparse de determinado aspecto. En este tipo de situaciones, hay que buscar aliados que te ayuden con la logística, la ubicación, la exposición durante el evento o con dinero a cambio de patrocinio.
8. Innovar
Ahora que está de moda la realidad aumentada, el desarrollo de aplicaciones para dispositivos móviles y las presentaciones audiovisuales de gran calidad, entre otras, podemos aprovechar estas herramientas para darle a nuestra exposición un toque atractivo, moderno y sofisticado. Si no hay dinero para adquirir algo que descreste, podemos echar mano de recursos creativos ya sea en la presentación o en el stand. Hazlo de manera divertida, si no puedes descrestar a tu público al menos hazlo reír.
9. Saber quién hace qué
No es posible que una sola persona organice un evento. Es de hecho casi imposible, a menos que estés dispuesto a hacer el ridículo. Rodéate de un equipo de personas competentes y responsables, asígnales responsabilidades con base en el plan de acción y el cronograma, ¡y póngalos a trabajar! Trabajar en equipo es como armar un rompecabezas; todas las piezas tienen que encajar para que el resultado sea la imagen esperada. Lo mismo pasa con los eventos; para que sea un evento sorprenderte, los integrantes del trabajo en equipo deben trabajar de manera armoniosa.
10. Constituir estrategias de marketing
Lo ideal para dar a conocer un evento, para comenzar, es una campaña de expectativa que de pistas acerca de lo que se va a exponer en el evento, sin dar toda la información acerca del mismo. Algo que lleve a las personas a preguntarse de qué se trata y que les genere curiosidad. Si no te gustan las campañas de expectativa, no te preocupes. O mejor, preocúpate, porque la difusión de un evento no puede depender del voz a voz.
Elabora una estrategia publicitaria que vaya desde los pendones hasta el marketing digital. Usa un lenguaje familiar para tu público y la imaginación para crear contenido destinado a la publicidad del evento. Si tienes un buen presupuesto a la mano, paga pauta para darle visibilidad a tu post publicitario y no se pierda entre tantos post de comida, carros, modelos y viajes.
11. Recibir y dar retroalimentación
Durante el transcurso del evento, establece un sistema de monitoreo para evaluar la afluencia del público al evento, así como las labores de cada uno de los integrantes de nuestro equipo de trabajo. Después del evento, reúna al equipo de trabajo y a tu cliente en caso de que lo tengas para evaluar el evento, conocer su percepción y valorar el desempeño de cada uno de los integrantes del personal encargado de la organización del evento. Mediante un formulario o una encuesta, podemos obtener la evaluación del evento por parte de los asistentes al mismo. Esta evaluación se utilizará para corregir errores e incluir elementos sugeridos por el púbico en futuros eventos.
Si sigues los pasos mencionados, lograrás algo mejor que unas buenas fotos tomadas por los curiosos. Lograrás que tus clientes e invitados hablen de ti y de tu producto de calidad, que en este caso es la capacidad de organizar un evento a la altura de las circunstancias. Una buena reseña hecha por tus clientes o aliados, un portafolio y una grata experiencia que será útil para atraer clientes, son buenos elementos para poder venderte como un organizador de eventos. Por último, y no menos importante: no seas perezoso y mantén una buena actitud, incluso si salen imprevistos durante la planeación y ejecución del evento.